UDF editörde hazırlanan belgeye (Örn: kimlik fotokopisi) ek nasıl eklenir?

UYAP Doküman Editörü (UDF) kullanırken, Microsoft Word gibi alışılagelmiş kelime işlemci programlarından farklı bir mantıkla çalışmanız gerekir. Word'de bir metnin altına resim (JPG, PNG) kopyalayıp yapıştırmak veya eklemek (gömmek) çok kolaydır. Ancak UDF formatındaki bir dilekçenin içerisine kimlik fotokopisi, dekont, tapu senedi veya ıslak imzalı bir evrağın fotoğrafını (görüntüsünü) DOĞRUDAN EKLEMEK (GÖMMEK) TEKNİK OLARAK MÜMKÜN DEĞİLDİR VE TAVSİYE EDİLMEZ. UDF editörü temel olarak metin odaklı ve düşük boyutlu bir XML veri yapısıdır; içine görsel gömmeye çalışmak dosyanın bozulmasına (corrupt olmasına) veya imzalama aşamasında hata vermesine neden olur.

Peki hukuki bir zorunluluk olan 'dilekçe eklerini' mahkemeye nasıl sunacaksınız? UYAP sistemi, dilekçe (ana metin) ile dilekçe eklerini (deliller, fotokopiler) birbirinden ayrı dosyalar (bağımsız evraklar) olarak kabul edecek şekilde tasarlanmıştır. Doğru ve yasal olarak kabul gören prosedür şudur:

• Birinci Adım (Dilekçenin Hazırlanması): UYAP Doküman Editöründe sadece dilekçenizin yazılı metnini oluşturun. Dilekçenizin 'EKLER' bölümüne ekleyeceğiniz evrakların isimlerini listeleyin (Örn: EK-1: Nüfus Cüzdanı Fotokopisi, EK-2: Banka Dekontu). Bu metni .udf olarak kaydedin ve e-imzanız ile imzalayın.
• İkinci Adım (Eklerin Hazırlanması): Kimlik fotokopisi, dekont veya diğer belgeleri fiziksel olarak tarayıcınızda (scanner) taratın ve bunları PDF veya TIF (Tercihen PDF) formatında bilgisayarınıza kaydedin (Örn: ek1-kimlik.pdf, ek2-dekont.pdf). Tarama çözünürlüğünü düşük tutarak dosya boyutlarının çok büyük olmamasına (her birinin 10-15 MB'ı geçmemesine) dikkat edin.
• Üçüncü Adım (Sisteme Yükleme): UYAP Avukat Portalına (veya Vatandaş Portalına) giriş yapın. İlgili dosyaya evrak gönderme (Evrak Ekle) menüsüne gelin. 'Evrak Türü' olarak Dilekçenizi (.udf dosyanızı) seçip yükleyin. Sistemin arayüzü, ana evrakı yükledikten sonra size 'Ek Evrak Ekle' (veya Ekler) şeklinde bir bölüm sunacaktır. İşte taradığınız PDF formatındaki belgeleri (kimlik fotokopisi, dekont) bu 'Ek Evrak' bölümünden sisteme ayrı ayrı (veya tek bir PDF'te birleştirerek) yüklemelisiniz.

Mahkeme personeli ve hakim, UYAP DYS ekranında sizin gönderdiğiniz evrakı açtığında, ana dilekçenizi birinci sırada, yüklediğiniz ek PDF'leri ise 'Ek-1', 'Ek-2' şeklinde aynı evrak silsilesinin (klasörünün) içinde düzenli bir şekilde görecektir. Bu yöntem hem sistemin çökmesini engeller hem de evrakların düzenli arşivlenmesini sağlar.