Hazırladığım UDF dosyasını PDF'ye nasıl çevirebilirim?

UYAP sisteminde hazırlanan .udf uzantılı belgelerin (dilekçe, müzekkere vb.) PDF formatına dönüştürülmesi, müvekkillerle, diğer meslektaşlarla veya UYAP dışı sistemlerle evrak paylaşımı yaparken en sık karşılaşılan ihtiyaçlardan biridir. UYAP Doküman Editörü, bu ihtiyacı karşılamak üzere kendi içerisinde yerleşik ve oldukça pratik bir PDF'e dönüştürme aracına sahiptir. Herhangi bir harici program veya online dönüştürücü web sitesi (UDF to PDF converter vb.) kullanmanıza gerek yoktur, ki bu tür harici sitelere hukuki evrak yüklemek gizlilik ve güvenlik açısından kesinlikle tavsiye edilmez.

Hazırladığınız bir UDF dosyasını formatı, sayfa yapısı, tabloları ve imzaları (varsa görsel imza karşılıkları) bozulmadan PDF'e çevirmek için şu adımları izlemelisiniz:

• Öncelikle dönüştürmek istediğiniz .udf dosyasını UYAP Doküman Editörü programında açın. Belgenin son hali olduğundan ve gerekli tüm düzenlemeleri yaptığınızdan emin olun.
• Ekranın sol üst köşesinde yer alan 'Dosya' menüsüne tıklayın.
• Açılan açılır menüde (dropdown) alt sıralarda bulunan 'PDF Olarak Kaydet' (veya bazı sürümlerde 'Farklı Kaydet' > Format: PDF) seçeneğini bulun ve tıklayın.
• Karşınıza standart bir dosya kaydetme penceresi çıkacaktır. Burada PDF dosyasını bilgisayarınızda nereye kaydetmek istediğinizi (örneğin Masaüstü veya ilgili müvekkilin klasörü) seçin ve dosyaya bir isim verin.
• 'Kaydet' butonuna bastığınızda, UYAP Editörü birkaç saniye içinde belgenizin birebir kopyasını PDF formatında oluşturacaktır.

Bu işlem sonucunda elde ettiğiniz PDF dosyası, standart bir Acrobat Reader veya herhangi bir PDF okuyucu ile sorunsuz şekilde açılabilir, cep telefonlarından rahatlıkla görüntülenebilir ve e-posta eki olarak güvenle gönderilebilir. Önemli bir detay: Eğer belgenizi e-imza ile imzaladıktan sonra PDF'e çevirirseniz, PDF belgesinin altında (veya üstünde) 'Bu belge elektronik olarak imzalanmıştır' ibaresi ve imzalayanın bilgileri (sertifika detayları) genellikle görsel olarak yer alacaktır. Ancak PDF dosyası, orijinal .udf dosyasının taşıdığı kriptografik yasal elektronik imzayı teknik olarak içermez. Yani PDF'e dönüştürülmüş belge hukuken 'ıslak imzalı asıl' veya 'e-imzalı asıl' hükmünde değil, bir nevi 'suret' veya 'fotokopi' niteliğindedir. Bu nedenle resmi makamlara (mahkemelere vb.) evrak sunarken her zaman e-imzalı orijinal .udf dosyasını kullanmalı, PDF versiyonunu sadece bilgilendirme ve arşivleme amaçlı kullanmalısınız.